• ein ergonomisch verbesserter Arbeitsplatz,
• der Raumgewinn
• die wichtige Schärfung des Ordnungssinns.

Lean 5S – Die professionelle Arbeitsplatzorganisation

Die fünf Stufen zum perfekten Arbeitsplatz heißen: Sortieren, Setzen (Anordnen), Sauberkeit, Standardisierung und Selbstdisziplin.

Stufe 1: Sortieren – Aussortieren nicht benötigter Gegenstände

Als erstes trennen Sie sich von überflüssigen Gegenständen im Arbeitsbereich. Hier sollten nur die Gegenstände vorhanden sein, die Sie für die Arbeit regelmäßig benötigen. Betrachten Sie also Ihre Arbeitsumgebung. Erkennen Sie ob die Anzahl und Art der Gegenstände wirklich Sinn macht. Zum Beispiel:

Anzahl – Es genügen z.B. zwei funktionierende Kugelschreiber und je einen farbigen Stift. Auch Locher, Hefter und Co. müssen nicht mehrfach anwesend sein.

Art – Für unbrauchbare Hilfsmittel gibt es sinnvollere Plätze. (entleerte Batterien, leere Lebensmittel-Verpackungen, ungenutzte Ladekabel und Datenträger, Kleidungs-Accessoires, …)

Stufe 2: Setzen – Anordnen der benötigten Gegenstände am Arbeitsplatz

Der nächste Schritt ist eine sinnvolle und optimale Anordnung der verbliebenen Gegenstände am Arbeitsplatz. Sollte ein Büro-Materiallager existieren oder Hilfsmittel gemeinsam genutzt werden, sind passende Markierungen und Beschriftungen sinnvoll. Dies ist wichtig, damit Dinge immer an den gleichen Orten wiederzufinden sind.

• Ist alles in greifbarer Nähe, was für die tägliche Arbeit benötigt wird?
• Ist alles auf Anhieb zu finden oder müssen andere Sachen zur Seite geräumt werden?

Stufe 3: Säubern – Den Arbeitsplatz säubern

Eine regelmäßige Reinigung der Arbeitsmittel und des Arbeitsplatzes ist der nächste wichtige Schritt. Dabei macht es keinen Unterschied, ob es sich um einen EDV-Arbeitsplatz oder Packtisch im Lager handelt. Gerade in heutigen Zeiten von mehr Hygienebewusstsein, ist eine kurze Dokumentation mit Beschreibung der Pflegetätigkeiten sinnvoll. Das ist hilfreich für neue Mitarbeiter sich zu orientieren und macht einen guten Eindruck auf Besucher.

Seihen Sie nachhaltig erfolgreich. Setzen Sie sich selbst und ihren Mitarbeitern einen täglichen 5-Minuten-Termin, bei dem der Arbeitsplatz in eine „Grundordnung“ gebracht wird.

Stufe 4: Standardisieren – Anordnungen am Arbeitsplatz festlegen

Wenn der gut sortierte, geordnete und saubere Arbeitsplatz geschaffen ist, können Sie dies auf andere ähnliche Arbeitsplätze übertragen. Dazu legen Sie dokumentierte Regeln fest. Auch Verantwortlichkeiten für gemeinsam genutzte Ablageflächen sollten hier mit einbezogen werden (die Fensterbänke, der Druckertisch, den Schrank im Besprechungszimmer, …).

Stufe 5: Selbstdisziplin – Alles erhalten und verbessern

Die neue angewendete LEAN 5S Arbeitsplatzorganisation hat jetzt schon viel bewirkt. Jetzt möchten Sie sicher, dass diese geschaffene Ordnung auch bestehen bleibt. Ohne Selbstdisziplin dauert es jedoch nicht lange, bis wieder das altbekannte Chaos am Arbeitsplatz herrscht. Selbstdisziplin ist also ein Muss. Bei mehreren Arbeitsplätzen wirkt die Nachhaltigkeit mehr, wenn Sie durch eine „Vorher/Nachher“ – Fotodokumentation das Ergebnis festhalten. Auch ein kleiner Wettbewerb um den effektivsten 5S- Arbeitsplatz kann gut unterstützen.

Ist auf dem Arbeitsplatz alles in neuer Ordnung ist das Spiel aber noch nicht vorbei. In den kompletten Arbeitsbereichen ist Ordnung und Sicherheit nötig.

• Laufen Sie oder Ihre Mitarbeiter oft durch die Büros, weil sie Drucksachen, Briefbögen, Druckertoner, oder andere Dinge suchen?
• Sind Sie schon einmal über Kartons, am Boden abgestellte Ordner, herumliegende Kabel oder andere Gegenstände gestolpert?
• Stehen in den Büro- oder Lagerräumen Behälter oder Pakete mit unklarem Inhalt, für die sich niemand verantwortlich fühlt?
• Stehen überall verteilt Tassen, Flaschen und Teller für einen unbekannten Zeitraum herum?
• Finden sich nicht beschriftete Aktenordner mit unbekanntem Inhalt in den Räumen?
• Haben Sie schon einmal der Verbandskasten gesucht, bei dem der benötigte Inhalt nicht vorhanden war?

Die Beispiele lassen sich endlos fortsetzen. Auch hier sind Optimierungen ein Segen für Ihre tägliche Arbeit. Die Arbeitsergonomie, Ordnungssysteme und der Datenschutz am Arbeitsplatz sind die nächsten Faktoren, die zu berücksichtigen sind. Dazu aber mehr in weiteren Berichten.

Wohlfühlen am Arbeitsplatz 

Abschließend sei gesagt, dass der Mensch sich natürlich am Arbeitsplatz auch wohlfühlen möchte und sollte. Er verbringt ja dort sehr viel Zeit. Dekorationen, wie Blumen oder ein Foto der Familie stören keinesfalls die Ordnung. Ein gesundes Maß ist auch hier gefragt. Wohlfühlen am Arbeitsplatz ist immer machbar.

Viele dieser Punkte zur Arbeitsplatzorganisation können Sie problemlos anwenden in Ihrem privaten oder gewerblichen Büro.

Wenn Sie im Raum Lübeck oder Umgebung Hilfe suchen, bei der Optimierung ihres/ihrer Arbeitsplätze, dann klicken Sie direkt hier. Ansonsten finden Sie auch weitere Büro-Dienstleister, die Sie unterstützen die Arbeitsplatzorganisation zu stemmen.

Beispiel 1 – Der Post-it-Bildschirm

An unendlich vielen Arbeitsplätzen findet man Bildschirme, die bunt eingefasst sind von Post-it Klebezetteln. Aus vielerlei Hinsicht ist dies keine gute Lösung.

1. zeigt es ein unordentliches Bild am Arbeitsplatz.
2. gibt es keinen wirklichen Grund dafür, dass diese Zettel dort hängen
3. bringt dieses Zettel-Wirrwarr viel Ablenkung für die eigenen Augen, die so schneller ermüden können.
4. Stehen auf diesen Post-it Notizen oft Daten, die niemanden etwas angehen. Nicht selten sind es Zugangsdaten, Passwörter oder Namen mit Telefonnummern.
5. Ein Windstoß am Arbeitsplatz kann für den Verlust von möglicherweise wichtigen Informationen sorgen.

Daher sollten dauerhaft keine Post-it oder ähnliche Notizzettel am Bildschirm oder am Arbeitsbereich vorhanden sein.

Beispiel 2 – Der Dokumententurm

Wenn der Arbeitsplatz sinnvoll nach den Lean 5S-Kriterien gestaltet und gepflegt wird, finden sich die keine Türme von Akten und Dokumenten auf dem Arbeitsplatz. Dort sollten sich nur die Dokumente befinden, die man aktuell direkt bearbeitet. So viel zur Ordnung.

Und da wären wir auch gleich beim Datenschutz. Jegliche Dokumente, auf denen persönliche Daten zu finden sind, dürfen nicht unbeaufsichtigt am Arbeitsplatz herumliegen.

Bestes Beispiel ist das mehr und mehr verbreitete arbeiten in Homeoffice. Hier verschwimmen Grenzen von privatem und geschäftlichem Umfeld. Besonders am heimischen Arbeitsplatz ist also darauf zu achten, dass sensible Dokumente niemanden zugänglich gemacht werden.

Datenschutz am Arbeitsplatz – Eigenverantwortung

Neben den gesetzlichen Vorgaben für Arbeitgeber zum Datenschutz am Arbeitsplatz, sind auch Arbeitnehmer verpflichtet sich an verschiedene Regeln zu halten. An was müssen Sie sich als Arbeitnehmer halten?

• Für den PC müssten Sie ein sicheres Passwort festlegen. Dieses sollte geheim bleiben und nicht aufgeschrieben werden. (also nicht unter die Computer-Tastatur kleben)
• Auch wenn Sie sich nur kurz vom Arbeitsplatz entfernen, muss der PC gesperrt werden. Weiter darf er nur mit dem festgelegten Passwort entsperrt werden können. Hier reicht es nicht aus, den Bildschirm einfach auszuschalten.
• Wichtige Unterlagen mit (personenbezogenen) Daten müssen Sie so verwenden, dass sie nicht von Unbefugten einsehbar sind. Dies gilt auch bei Besuchern.
• Nach der Verwendung müssen Sie die Akten/Unterlagen wegschließen. Entweder in einem Schrank oder Schublade.
• Originale oder Fehldrucke/-kopien und nicht mehr benötigter Unterlagen dürfen Sie nicht einfach in den Papierkorb werfen. Sie müssen datenschutzkonform geschreddert werden.
• Datenschutz im Büro: Den Raum beim Verlassen immer abschließen. Damit Unbefugte verlorengegangene Schlüssel nicht direkt zuordnen können, sollten Sie den Schlüssel zum Büro und zu abschließbaren Schränken nicht beschriften.
• Arbeit- und Privatleben sind strikt zu trennen. Nutzen Sie keine privaten E-Mail-Accounts und Internet. Auch das Verwenden privater Daten oder Software im Büro ist tabu. Ebenso private Datenträger oder Geräte dürfen nicht angeschlossen werden.

Das Thema Datenschutz ist sehr vielfältig. Wenn Sie die Basisvorkehrungen beherzigen, haben Sie einen wichtigen Schritt vollbracht. Der Datenschutz ist je nach Betriebsgröße und Betriebsart natürlich unterschiedlich aufwendig. Nehmen Sie das Thema nicht auf die leichte Schulter. Hier drohen empfindlich hohe Strafen, die in die Millionen gehen können.

Mehr Infos zum Thema Datenschutz am Arbeitsplatz finden sie hier!

Sollten Sie im Raum Lübeck oder Umgebung Beratung bei der Umsetzung von Organisation am Arbeitsplatz haben, dann klicken Sie direkt hier.