Datenschutz am Arbeitsplatz

Beispiel 1 – Der Post-it-Bildschirm

An unendlich vielen Arbeitsplätzen findet man Bildschirme, die bunt eingefasst sind von Post-it Klebezetteln. Aus vielerlei Hinsicht ist dies keine gute Lösung.

1. zeigt es ein unordentliches Bild am Arbeitsplatz.
2. gibt es keinen wirklichen Grund dafür, dass diese Zettel dort hängen
3. bringt dieses Zettel-Wirrwarr viel Ablenkung für die eigenen Augen, die so schneller ermüden können.
4. Stehen auf diesen Post-it Notizen oft Daten, die niemanden etwas angehen. Nicht selten sind es Zugangsdaten, Passwörter oder Namen mit Telefonnummern.
5. Ein Windstoß am Arbeitsplatz kann für den Verlust von möglicherweise wichtigen Informationen sorgen.

Daher sollten dauerhaft keine Post-it oder ähnliche Notizzettel am Bildschirm oder am Arbeitsbereich vorhanden sein.

Beispiel 2 – Der Dokumententurm

Wenn der Arbeitsplatz sinnvoll nach den Lean 5S-Kriterien gestaltet und gepflegt wird, finden sich die keine Türme von Akten und Dokumenten auf dem Arbeitsplatz. Dort sollten sich nur die Dokumente befinden, die man aktuell direkt bearbeitet. So viel zur Ordnung.

Und da wären wir auch gleich beim Datenschutz. Jegliche Dokumente, auf denen persönliche Daten zu finden sind, dürfen nicht unbeaufsichtigt am Arbeitsplatz herumliegen.

Bestes Beispiel ist das mehr und mehr verbreitete arbeiten in Homeoffice. Hier verschwimmen Grenzen von privatem und geschäftlichem Umfeld. Besonders am heimischen Arbeitsplatz ist also darauf zu achten, dass sensible Dokumente niemanden zugänglich gemacht werden.

Datenschutz am Arbeitsplatz – Eigenverantwortung

Neben den gesetzlichen Vorgaben für Arbeitgeber zum Datenschutz am Arbeitsplatz, sind auch Arbeitnehmer verpflichtet sich an verschiedene Regeln zu halten. An was müssen Sie sich als Arbeitnehmer halten?

• Für den PC müssten Sie ein sicheres Passwort festlegen. Dieses sollte geheim bleiben und nicht aufgeschrieben werden. (also nicht unter die Computer-Tastatur kleben)
• Auch wenn Sie sich nur kurz vom Arbeitsplatz entfernen, muss der PC gesperrt werden. Weiter darf er nur mit dem festgelegten Passwort entsperrt werden können. Hier reicht es nicht aus, den Bildschirm einfach auszuschalten.
• Wichtige Unterlagen mit (personenbezogenen) Daten müssen Sie so verwenden, dass sie nicht von Unbefugten einsehbar sind. Dies gilt auch bei Besuchern.
• Nach der Verwendung müssen Sie die Akten/Unterlagen wegschließen. Entweder in einem Schrank oder Schublade.
• Originale oder Fehldrucke/-kopien und nicht mehr benötigter Unterlagen dürfen Sie nicht einfach in den Papierkorb werfen. Sie müssen datenschutzkonform geschreddert werden.
• Datenschutz im Büro: Den Raum beim Verlassen immer abschließen. Damit Unbefugte verlorengegangene Schlüssel nicht direkt zuordnen können, sollten Sie den Schlüssel zum Büro und zu abschließbaren Schränken nicht beschriften.
• Arbeit- und Privatleben sind strikt zu trennen. Nutzen Sie keine privaten E-Mail-Accounts und Internet. Auch das Verwenden privater Daten oder Software im Büro ist tabu. Ebenso private Datenträger oder Geräte dürfen nicht angeschlossen werden.

Das Thema Datenschutz ist sehr vielfältig. Wenn Sie die Basisvorkehrungen beherzigen, haben Sie einen wichtigen Schritt vollbracht. Der Datenschutz ist je nach Betriebsgröße und Betriebsart natürlich unterschiedlich aufwendig. Nehmen Sie das Thema nicht auf die leichte Schulter. Hier drohen empfindlich hohe Strafen, die in die Millionen gehen können.

Mehr Infos zum Thema Datenschutz am Arbeitsplatz finden sie hier!

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