Arbeitsplatzorganisation

Arbeitsplatzorganisation ist in jedem Büro eines Betriebes oder auch Zuhause sehr wichtig. Im renommierten Fraunhofer-Institut in Stuttgart und Österreich wurde bei der Studie „Lean Office 2010“ herausgefunden, dass in administrativen Bereichen von Organisationen ca. 30 Prozent der Arbeitszeit verschwendet wird.

Rechnet man das auf ein Jahr hoch, so entspricht das rund 60 Tage Unproduktivität. 12 Tage pro Jahr werden davon allein mit Suchen verbracht!

Zur perfekten Arbeitsplatzorganisation gehört zum Beispiel auch:

• ein ergonomisch verbesserter Arbeitsplatz,
• der Raumgewinn
• die wichtige Schärfung des Ordnungssinns.

Gut organisierte Arbeitsplätze stärken die Teams. Weiter sind saubere und ordentliche Arbeitsbereiche auch eine Visitenkarte für ein Unternehmen.

Lean 5S – Die professionelle Arbeitsplatzorganisation

Die fünf Stufen zum perfekten Arbeitsplatz heißen: Sortieren, Setzen (Anordnen), Sauberkeit, Standardisierung und Selbstdisziplin.

Stufe 1: Sortieren – Aussortieren nicht benötigter Gegenstände

Als erstes trennen Sie sich von überflüssigen Gegenständen im Arbeitsbereich. Hier sollten nur die Gegenstände vorhanden sein, die Sie für die Arbeit regelmäßig benötigen. Betrachten Sie also Ihre Arbeitsumgebung. Erkennen Sie ob die Anzahl und Art der Gegenstände wirklich Sinn macht. Zum Beispiel:

Anzahl – Es genügen z.B. zwei funktionierende Kugelschreiber und je einen farbigen Stift. Auch Locher, Hefter und Co. müssen nicht mehrfach anwesend sein.

Art – Für unbrauchbare Hilfsmittel gibt es sinnvollere Plätze. (entleerte Batterien, leere Lebensmittel-Verpackungen, ungenutzte Ladekabel und Datenträger, Kleidungs-Accessoires, …)

Stufe 2: Setzen – Anordnen der benötigten Gegenstände am Arbeitsplatz

Der nächste Schritt ist eine sinnvolle und optimale Anordnung der verbliebenen Gegenstände am Arbeitsplatz. Sollte ein Büro-Materiallager existieren oder Hilfsmittel gemeinsam genutzt werden, sind passende Markierungen und Beschriftungen sinnvoll. Dies ist wichtig, damit Dinge immer an den gleichen Orten wiederzufinden sind.

• Ist alles in greifbarer Nähe, was für die tägliche Arbeit benötigt wird?
• Ist alles auf Anhieb zu finden oder müssen andere Sachen zur Seite geräumt werden?

Stufe 3: Säubern – Den Arbeitsplatz säubern

Eine regelmäßige Reinigung der Arbeitsmittel und des Arbeitsplatzes ist der nächste wichtige Schritt. Dabei macht es keinen Unterschied, ob es sich um einen EDV-Arbeitsplatz oder Packtisch im Lager handelt. Gerade in heutigen Zeiten von mehr Hygienebewusstsein, ist eine kurze Dokumentation mit Beschreibung der Pflegetätigkeiten sinnvoll. Das ist hilfreich für neue Mitarbeiter sich zu orientieren und macht einen guten Eindruck auf Besucher.

Seihen Sie nachhaltig erfolgreich. Setzen Sie sich selbst und ihren Mitarbeitern einen täglichen 5-Minuten-Termin, bei dem der Arbeitsplatz in eine „Grundordnung“ gebracht wird.

Stufe 4: Standardisieren – Anordnungen am Arbeitsplatz festlegen

Wenn der gut sortierte, geordnete und saubere Arbeitsplatz geschaffen ist, können Sie dies auf andere ähnliche Arbeitsplätze übertragen. Dazu legen Sie dokumentierte Regeln fest. Auch Verantwortlichkeiten für gemeinsam genutzte Ablageflächen sollten hier mit einbezogen werden (die Fensterbänke, der Druckertisch, den Schrank im Besprechungszimmer, …).

Stufe 5: Selbstdisziplin – Alles erhalten und verbessern

Die neue angewendete LEAN 5S Arbeitsplatzorganisation hat jetzt schon viel bewirkt. Jetzt möchten Sie sicher, dass diese geschaffene Ordnung auch bestehen bleibt. Ohne Selbstdisziplin dauert es jedoch nicht lange, bis wieder das altbekannte Chaos am Arbeitsplatz herrscht. Selbstdisziplin ist also ein Muss. Bei mehreren Arbeitsplätzen wirkt die Nachhaltigkeit mehr, wenn Sie durch eine „Vorher/Nachher“ – Fotodokumentation das Ergebnis festhalten. Auch ein kleiner Wettbewerb um den effektivsten 5S- Arbeitsplatz kann gut unterstützen.

Ist auf dem Arbeitsplatz alles in neuer Ordnung ist das Spiel aber noch nicht vorbei. In den kompletten Arbeitsbereichen ist Ordnung und Sicherheit nötig.

• Laufen Sie oder Ihre Mitarbeiter oft durch die Büros, weil sie Drucksachen, Briefbögen, Druckertoner, oder andere Dinge suchen?
• Sind Sie schon einmal über Kartons, am Boden abgestellte Ordner, herumliegende Kabel oder andere Gegenstände gestolpert?
• Stehen in den Büro- oder Lagerräumen Behälter oder Pakete mit unklarem Inhalt, für die sich niemand verantwortlich fühlt?
• Stehen überall verteilt Tassen, Flaschen und Teller für einen unbekannten Zeitraum herum?
• Finden sich nicht beschriftete Aktenordner mit unbekanntem Inhalt in den Räumen?
• Haben Sie schon einmal der Verbandskasten gesucht, bei dem der benötigte Inhalt nicht vorhanden war?

Die Beispiele lassen sich endlos fortsetzen. Auch hier sind Optimierungen ein Segen für Ihre tägliche Arbeit. Die Arbeitsergonomie, Ordnungssysteme und der Datenschutz am Arbeitsplatz sind die nächsten Faktoren, die zu berücksichtigen sind. Dazu aber mehr in weiteren Berichten.

Wohlfühlen am Arbeitsplatz 

Abschließend sei gesagt, dass der Mensch sich natürlich am Arbeitsplatz auch wohlfühlen möchte und sollte. Er verbringt ja dort sehr viel Zeit. Dekorationen, wie Blumen oder ein Foto der Familie stören keinesfalls die Ordnung. Ein gesundes Maß ist auch hier gefragt. Wohlfühlen am Arbeitsplatz ist immer machbar.

Viele dieser Punkte zur Arbeitsplatzorganisation können Sie problemlos anwenden in Ihrem privaten oder gewerblichen Büro.

Wenn Sie im Raum Lübeck oder Umgebung Hilfe suchen, bei der Optimierung ihres/ihrer Arbeitsplätze, dann klicken Sie direkt hier. Ansonsten finden Sie auch weitere Büro-Dienstleister, die Sie unterstützen die Arbeitsplatzorganisation zu stemmen.