Private Unterlagen digitalisieren

Warum sollte ich meine Unterlagen digitalisieren?

Jeder hat Unterlagen und Dokumente, die mehrfach im Leben zur Vorlage benötigt werden. Da ist es wichtig, dass man diese schnell greifbar hat. Da wären Ausweispapiere, Zeugnisse, Qualifikationsnachweise und vieles Persönliche mehr. Nicht auszudenken welche Probleme entstehen, wenn diese Dokumente vernichtet wurden.

Das sind die häufigsten Vorfälle, wo diese Unterlagen für immer verloren sind:

• Wohnungsbrände (über 200.000 in Deutschland jedes Jahr)
• Zutrittsverbote einsturzgefährdeter Häuser
• Wasserschäden
• Spielfreudige Kleinkinder und Haustiere
• Versehentliche Entsorgung

Neben den möglichen Katastrophen ist auch die Flexibilität ein großer Punkt. Es ist doch traumhaft, wenn man bei einem Termin vergessene Papiere elektronisch immer bei sich trägt. Das Smartphone, das Tablet oder der Laptop macht es möglich. Es erspart Zeit, Wege und Peinlichkeiten, wie bei einer Bewerbung oder beim Gang zum Amt.

Der Ärger und Aufwand, der bei Verlust dieser Papiere entsteht, ist immens hoch. Das kann man durch digitalisieren der Unterlagen leicht verhindern.

Verlorengegangene Originale können nach Verlust mit Hilfe der Kopie einfacher wiederbeschafft werden.

Die digitalisierten Dokumente sollten genau wie die Originale aus Papier ordentlich sortiert gelagert werden. Bei den echten Papieren sind es die Aktenordner, wo thematisch sortiert alles im Schrank steht. Die digitalen Sicherheitskopien sollten genauso sortiert auf einem Datenspeicher abgelegt sein.

Aufbewahrungsfristen privater Unterlagen

Ein wichtiger Grund, warum Sie Ihre wichtigsten Unterlagen sichern sollten, sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen für private Unterlagen. Sie sollten also sicherstellen, das gewisse Unterlagen vorhanden sind. Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen sind z.B.:

• lebenslang: Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, medizinische Gutachten, Sterbeurkunden von Angehörigen
• bis zur Rente: Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Belege zur Rente
• für die Laufzeit: Versicherungspolicen, Sparpläne und Finanzprodukte
• 30 Jahre: Gerichtsurteile, Mahnbescheide und Kreditunterlagen
• 5 Jahre: Für Mängelansprüche bei der Herstellung, Planung oder Überwachung von Bauwerken.
• 2 Jahre: Kaufverträge, Rechnungen

Mehr Information zu Aufbewahrungsfristen für private Unterlagen finden Sie hier: Aufbewahrungsfristen Privathaushalte

Worauf kann ich digitale Unterlagen sichern?

Passende Speichermedien verschaffen die Möglichkeit diese Dokumente sicher und flexibel zu lagern, wie z.B.:

• auf CD-ROM oder USB-Stick
• mobilen Festplatten
• auf Cloud-Speichern im Internet

Möchten Sie Ihre Kopien zur Lagerung beim Notar, Bankschließfach oder Freund hinterlegen, dann eignet sich eine CD-ROM oder der USB Stick. Bei großen Mengen an gespeicherten Unterlagen sind auch mobile Festplatten ideal. Die höchstmögliche Flexibilität jedoch haben etablierte Cloud- Speichersysteme im Internet. Wer keine NSA-Verschwörungstheorien in sich trägt, findet hier ungeahnte Möglichkeiten. Auch Foto-Sammlungen sind hier sicher gelagert und auffindbar. Das beste jedoch ist dabei, dass Sie von überall auf der Welt jederzeit darauf zugreifen können.

Für welche der Möglichkeiten Sie sich entscheiden, ist nicht wichtig! Verschaffen Sie sich mehr Sicherheit und Entspannung!

Wie digitalisiere ich meine privaten Unterlagen?

Möglichkeit Nr. 1 – Mit einem handelsüblichen Flachbettscanner ab rund 70 € kann man kleiner Mengen kostengünstig auf ihrem PC digitalisieren. Wer größere Mengen oder einfach schneller vorwärtskommen möchte, wählt einen Einzugsscanner mit Duplex-Funktion. Duplex bedeutet, dass der Scanner das Blatt beidseitig einlesen kann. Sehr komfortabel und ab 200 € zu haben.

Möglichkeit Nr. 2 – Sie beauftragen einen Dienstleister. Er digitalisiert und sortiert anschließend die privaten Unterlagen für Sie.

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Oder Sie haben auch im Netzwerk für Bürodienstleister die Möglichkeit in vielen Städten Hilfe zum Thema zu finden.