Ordnung und Struktur

Bürodienstleistungen

Allround-Dienstleistungen

Wo ist das Testament?

Hier entstehen Fragen, wie:

• Hatte der Verstorbene ein Testament, Erbvertrag oder sonstige notarielle Verfügungen?
• Hatte er eine Sterbeversicherung?
• Liegt ein Bestattungsvertrag vor?
• Wenn ja, wo sind diese wichtigen Unterlagen?

Der nächste schwere Gang nach der Todesnachricht, ist der in den Wohnbereich des Verstorbenen.

Wie schnell diese belastende Arbeit erledigt ist liegt daran, ob man sich gut in diesem häuslichen Umfeld auskennt. Nicht selten überfordert es die Hinterbliebenen diese Suche zu absolvieren. Die eigenen Emotionen fordern oft die letzte Kraft. Im Hinterkopf spuken auch immer diese Gedanken herum, wie: „Ich schnüffle hier in der Privatsphäre meines Angehörigen herum. Das wird ihn sicher stören.“

„Ach ja, er ist nicht mehr da!“ Aber trotzdem ist es ein ungutes Gefühl. Der bürokratische Vorgang dieser Nachlass-Aktivitäten lässt aber keine Gefühle zu. Hier geht es nur um Fakten.

Nachlass-Unterlagen – Ordnung ist ein seltener Freund

So geht man auf die Suche. Diese Herausforderung wird oft unterschätzt. Schließlich betritt man ja kein Büro, wo ein brav ein Ordner steht mit der Aufschrift „Testament – Verfügungen“ oder „Erbschaftsunterlagen“.

Die Wirklichkeit sieht oft eher so aus: Die kompletten privaten Unterlagen:

• sind verteilt in mehreren Schubladen, mehreren Räumen
• finden sich zwischen Büchern oder unter technischen Geräten
• sind aufgeteilt im Keller, auf dem Dachboden und im PKW
• befinden in Kleidungsstücken
• wurden ohne System gesammelt
• sind nicht auffindbar

Was können solche Dienstleister für Sie tun?

• Zusammentragen aller Dokumente und Unterlagen vor Ort
• Sortieren und Ordnen der Nachlassunterlagen
• Ablagesystem für die Dokumente und Unterlagen schaffen
• Trennung von relevanten und „unwichtigen“ Dokumenten
• Hilfe beim Schriftverkehr

Dies geschieht in kürzester Zeit. So verschaffen Sie sich Luft um:

• sich um die Planung der Beerdigung zu kümmern
• den Sachstand der Finanzen (Vermögen und/oder Schulden) zu sichten
• den Sachstand der beweglichen Güter zu erfassen
• die Kündigungen von Mitgliedschaften etc. zu veranlassen
• die Wohnungsauflösung zu planen
• um gerichtliche Wege zu beschreiten (Erbschein, Erbverwaltung etc.)
• um zu prüfen, ob Sie die Erbschaft denn antreten oder ausschlagen möchten

Warum sollte ich meine Unterlagen digitalisieren?

Jeder hat Unterlagen und Dokumente, die mehrfach im Leben zur Vorlage benötigt werden. Da ist es wichtig, dass man diese schnell greifbar hat. Da wären Ausweispapiere, Zeugnisse, Qualifikationsnachweise und vieles Persönliche mehr. Nicht auszudenken welche Probleme entstehen, wenn diese Dokumente vernichtet wurden.

Das sind die häufigsten Vorfälle, wo diese Unterlagen für immer verloren sind:

• Wohnungsbrände (über 200.000 in Deutschland jedes Jahr)
• Zutrittsverbote einsturzgefährdeter Häuser
• Wasserschäden
• Spielfreudige Kleinkinder und Haustiere
• Versehentliche Entsorgung

Neben den möglichen Katastrophen ist auch die Flexibilität ein großer Punkt. Es ist doch traumhaft, wenn man bei einem Termin vergessene Papiere elektronisch immer bei sich trägt. Das Smartphone, das Tablet oder der Laptop macht es möglich. Es erspart Zeit, Wege und Peinlichkeiten, wie bei einer Bewerbung oder beim Gang zum Amt.

Der Ärger und Aufwand, der bei Verlust dieser Papiere entsteht, ist immens hoch. Das kann man durch digitalisieren der Unterlagen leicht verhindern.

Verlorengegangene Originale können nach Verlust mit Hilfe der Kopie einfacher wiederbeschafft werden.

Die digitalisierten Dokumente sollten genau wie die Originale aus Papier ordentlich sortiert gelagert werden. Bei den echten Papieren sind es die Aktenordner, wo thematisch sortiert alles im Schrank steht. Die digitalen Sicherheitskopien sollten genauso sortiert auf einem Datenspeicher abgelegt sein.

Aufbewahrungsfristen privater Unterlagen

Ein wichtiger Grund, warum Sie Ihre wichtigsten Unterlagen sichern sollten, sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen für private Unterlagen. Sie sollten also sicherstellen, das gewisse Unterlagen vorhanden sind. Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen sind z.B.:

• lebenslang: Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, medizinische Gutachten, Sterbeurkunden von Angehörigen
• bis zur Rente: Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Belege zur Rente
• für die Laufzeit: Versicherungspolicen, Sparpläne und Finanzprodukte
• 30 Jahre: Gerichtsurteile, Mahnbescheide und Kreditunterlagen
• 5 Jahre: Für Mängelansprüche bei der Herstellung, Planung oder Überwachung von Bauwerken.
• 2 Jahre: Kaufverträge, Rechnungen

Mehr Information zu Aufbewahrungsfristen für private Unterlagen finden Sie hier: Aufbewahrungsfristen Privathaushalte

Worauf kann ich digitale Unterlagen sichern?

Passende Speichermedien verschaffen die Möglichkeit diese Dokumente sicher und flexibel zu lagern, wie z.B.:

• auf CD-ROM oder USB-Stick
• mobilen Festplatten
• auf Cloud-Speichern im Internet

Möchten Sie Ihre Kopien zur Lagerung beim Notar, Bankschließfach oder Freund hinterlegen, dann eignet sich eine CD-ROM oder der USB Stick. Bei großen Mengen an gespeicherten Unterlagen sind auch mobile Festplatten ideal. Die höchstmögliche Flexibilität jedoch haben etablierte Cloud- Speichersysteme im Internet. Wer keine NSA-Verschwörungstheorien in sich trägt, findet hier ungeahnte Möglichkeiten. Auch Foto-Sammlungen sind hier sicher gelagert und auffindbar. Das beste jedoch ist dabei, dass Sie von überall auf der Welt jederzeit darauf zugreifen können.

Für welche der Möglichkeiten Sie sich entscheiden, ist nicht wichtig! Verschaffen Sie sich mehr Sicherheit und Entspannung!

Wie digitalisiere ich meine privaten Unterlagen?

Möglichkeit Nr. 1 – Mit einem handelsüblichen Flachbettscanner ab rund 70 € kann man kleiner Mengen kostengünstig auf ihrem PC digitalisieren. Wer größere Mengen oder einfach schneller vorwärtskommen möchte, wählt einen Einzugsscanner mit Duplex-Funktion. Duplex bedeutet, dass der Scanner das Blatt beidseitig einlesen kann. Sehr komfortabel und ab 200 € zu haben.

Möglichkeit Nr. 2 – Sie beauftragen einen Dienstleister. Er digitalisiert und sortiert anschließend die privaten Unterlagen für Sie.

Sie suchen günstige Hilfe, um private Unterlagen digitalisieren zu lassen im Raum Lübeck, dann kontaktieren Sie mich einfach!

Oder Sie haben auch im Netzwerk für Bürodienstleister die Möglichkeit in vielen Städten Hilfe zum Thema zu finden.

Privatsphäre wahren

Wenn Sie den Überblick jedoch erst einmal verloren haben, ist es schwer für sich einen Neuanfang zu finden. Haben Sie dazu keine Kraft, hilft nur die Unterstützung von außen. Das größte Problem was Sie dann als erstes beschäftigt, ist die eigene Privatsphäre. Niemand lässt sich gern in seine privaten Unterlagen schauen. Zu Recht! Auch die Scham spielt hier eine große Rolle. Es ist nur natürlich, wenn man niemanden zeigen möchte, dass man Chaos verursacht hat. Es ist normal, dass man seine Privatsphäre nicht preisgeben möchte.

Private Unterlagen sortieren – Hilfe von außen

Wenn Sie diese Bedenken plagen, dann ist die Familie oder sind Freunde als Helfer nicht immer die beste Wahl, da Sie ihnen sehr nah sind und die Scham um so höher ist. Wenn diese Personengruppe also nicht für Sie in Frage kommt, ist es vielleicht besser einen Dienstleister zu beauftragen.

Dieser ist nicht interessiert daran, was sortiert wird, sondern das sortiert wird. Er ist eine neutrale Person.

Professionelle Sortierdienste oder Bürodienstleister sind in vielen Städten verfügbar.

Sortierdienste – Eine lohnenswerte Investition

Diese Sortierdienste helfen schnell, individuell und nachhaltig Ihre Ordnung wiederherzustellen. Aber wie geht das vor sich?

Wenn Sie in Ihrer Nähe einen Bürodienstleister gefunden haben, macht sich dieser bei Ihnen vor Ort ein Bild vom Umfang der zu sortierenden Unterlagen. Es wäre also wichtig alle privaten Dokumente, Briefe etc. zusammen an einen Platz zu bringen.

Also alles auf dem Tisch, in einen Umzugskarton oder Wäschekorb sammeln. Je vollständiger die Unterlagen sind, desto besser kann Ordnung geschaffen werden. Dann kann der Dienstleister schnell sagen, wie lange es dauert und vor allem was Sie das kosten wird.

Natürlich ist diese Leistung auf den ersten Blick vielleicht hoch. Doch das täuscht.

• Sie sparen Geld bei den Mahngebühren, von vergessenen Rechnungen
• Sie sparen Überziehungszinsen, durch unnötig entstandene Kosten
• Sie sparen sich Geld und Ärger bei Verfahrenskosten, die durch Fristversäumnisse entstehen
• Die sparen Zeit, was ein sehr wichtiges Gut ist

Datenschutz bei Aktenvernichtung

Im Regelfall nimmt der Dienstleister die gesammelten Papiere mit in sein Büro. Hier sortiert und ordnet er als erstes alle Unterlagen nach Art und Datum und heftet diese mit beschrifteten Trennblättern in Ordner. Während des Sortiervorgangs stellt er gleichzeitig fest, welches Unterlagen nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aussortiert und gegeben Falls entsorgt werden könnten.

Der Dienstleister entsorgt Papiermüll wie Briefumschläge direkt. Bei Dokumenten, die zwar entsorgt werden dürften, fragt er Sie jedoch immer vorher um Erlaubnis. Die Entsorgung erfolgt nach Datenschutzverordnung mit einem geeigneten Aktenvernichter. So können Sie sicher sein, dass Ihre vernichteten Unterlagen nicht von Dritten wiederhergestellt oder missbraucht werden können

Aus einem Umzugskartons mit gemischten Unterlagen werden so meist 5-6 Aktenordner. Diese werden auch für Sie beschriftet genau wie die Trennblätter, sodass sie in kürzester Zeit alles wiederfinden. Nach Abholung sind spätestens nach 2 Tagen die Unterlagen wieder bei Ihnen.

Sortierdienste – Entspannung durch Ordnung

Nach einer kurzen Einweisung in die neuen Ordner werden Sie schnell feststellen, wie angenehm diese Situation jetzt ist. Sie werden erstaunt sein, wie befreiend es ist, genau zu wissen, wo Sie stehen. Und natürlich wo was steht.

Durch das Sortieren und der Erläuterung durch den Bürodienstleister wissen Sie anschließend:

• welche Rechnungen sind offen
• welche Kosten habe ich überhaupt
• welche Kosten kann ich mir vielleicht sparen
• wo finde ich was
• welche Versicherung kann ich vielleicht stilllegen oder kündigen
• welche Versicherung fehlt mir vielleicht