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Vorbereitung der Buchführungsunterlagen

Mit der richtigen Vorbereitung der Buchführungsunterlagen sparen Sie bei Ihrem Steuerberater viel Geld. Denn wenn er von Ihnen nur einen Schuhkarton mit Belegen auf den Tisch bekommt, kosten ihn das viel Zeit und Ihnen somit eine Menge Geld.

Besonders bei Freiberuflern und Einzelunternehmern wird diese lästige und aufwendige Arbeit oft vernachlässigt. So sammeln sich die Belege. Der Haufen wächst und der verlorene Überblick ist vorprogrammiert. Dies ist genauso Gift für Ihr Geschäft, wie fehlende Aufträge.

Hier finden sie ein paar wichtige Basis-Informationen zur richtigen Vorbereitung der Buchführungsunterlagen:

Das Kassenbuch

Wenn ein Kassenbuch geführt wird, müssen hier ein paar Regeln eingehalten werden.

  • Vorhandene Barbelege, müssen in chronologischer Reihenfolge sortiert werden
  • Die Belege müssen in entsprechende Reihenfolge durch nummeriert in das Kassenbuch eingetragen und mit Belegnummer versehen werden.
  • Zum Schluss werden die Belege in der Reihenfolge des Kassenbucheintrags auf einen Heftstreifen zusammengeheftet. Die passende Kassenseite wird als erstes vor die Belege geheftet.
  • Einnahmen- und Ausgabenspalte sind aufzurechnen, so dass sich am Ende ein Bargeldbestand ergibt. Der Kassenbestand muss mit dem Bargeld in der Kasse übereinstimmen.
  • Pro Monat ist eine neue Kassenseite anzulegen.

Führen sie Ihr Kassenbuch also grundsätzlich zeitnah, nachvollziehbar und vor allem lückenlos. Die Finanzverwaltung bevorzugt dabei DATEV-gestützte Kassenbuchführung.

Das sind schon die ersten Arbeiten, die viel Zeit kosten. Bei so manchem Business wird die Bearbeitung am Ende des Monats zelebriert und kostet dann viel Nerven. Einmal die Woche ist besser. Täglich ist natürlich perfekt.

Das ist in vielen kleinen Unternehmungen aber nicht die Realität. Es wird gesammelt und gesammelt.

Machen Sie diesen Fehler nicht!

Das Bankkonto

  • Jeweils zum Monatsende werden Kontoauszüge getrennt nach Konten lückenlos und chronologisch auf einen Heftstreifen geheftet.
  • Bezahlte Rechnungen bzw. Belege müssen hinter das Blatt des jeweiligen Kontoauszuges geheftet werden.
  • Zu beachten ist, dass Sammelüberweisungen pro Konto und Vorgang einzeln gedruckt werden müssen. Hier reicht es aus, wenn die Rechnungen bei Zahlung als Stapel zusammen mit den Kontoauszügen ebenfalls in einem extra Stapel eingereicht werden.
  • Sind bei Zahlungen wie z.B. bei Mietzahlungen oder andere Daueraufträge keine Belege vorhanden, muss aus dem Text auf dem Kontoauszug erkennbar sein, um was es sich hier handelt. Dies kann notfalls handschriftlich ergänzt werden.
  • Bei Zahlungseingängen gilt dies genauso.
  • Privatausgaben/-entnahmen oder –einlagen müssen gekennzeichnet werden (gilt nur wenn daraus steuerlich relevante Daten hervorgehen).

Aus Gründen der Transparenz und Vermeidung von Ärger und Rückfragen ist es dringend zu empfehlen, dass sie private und betriebliche Konten getrennt führen.

Werden Geschäftsvorgänge gemischt, müssen von allen beteiligten Konten die Unterlagen aufbewahrt werden.

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Verauslagte Kosten von Privat

Belege für Kosten, die eindeutig Betriebsausgaben sind, aber privat bezahlt wurden (egal ob vom Privatkonto oder bar), sind chronologisch in einer gesonderten Aufstellung zu erfassen und separat abzuheften.

Es ist sinnvoll diese Betriebsausgaben, die von privater Seite bezahlt wurden, vom betrieblichen Konto auf das Privatkonto gesammelt zurück zu überweisen. Dadurch werden diese beruflich veranlassten Kosten über das Bankkonto des Unternehmens erfasst. So findet auf dem Privatkonto außerdem ein finanzieller Ausgleich statt.

Dies sollte immer zeitnah geschehen. Spätestens kurz vor der jeweiligen Abrechnungsphase (monatlich, quartalsweise). Die entstanden Kosten werden so bei der betriebswirtschaftlichen Auswertung für den Zeitraum direkt erfasst.

Buchhaltung – Der sichere Weg durch das Business

Diese buchhalterische Arbeit muss kontinuierlich und ordentlich durchgeführt werden.

Das Tagesgeschäft lässt Ihnen aber nicht ausreichend Zeit?

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